Titulos Valores

TITULO VALOR

Titulo valor: Es un documento creado por dos personas (natural o jurídica) para   probar la existencia de un compromiso, por el cual una persona se obliga a paga una suma de dinero a otra. También conocido como un documento mercantil en el que está incorporado un derecho privado patrimonial, por lo que el ejercicio del derecho está vinculado jurídicamente a la posesión del documento.

En las compraventas que se realizan dentro del tráfico mercantil está muy extendida la utilización de algunos títulos valores como medio de pago y, en ocasiones, como instrumento de crédito.

En concreto los títulos valores más utilizados en el tráfico mercantil son:

-         La letra de cambio.

-         El cheque.

-         El pagaré.

-        El bono.

Clasificación de los Títulos Valores:

1.- Títulos valores a la orden:

Son aquellos que se extienden a favor de una persona determinada, pudiendo ésta transmitirlos a otra persona por medio de la fórmula del endoso. No es necesario notificar a la persona obligada al pago (deudor) la transmisión efectuada. Debiendo responder el endosante (acreedor original o posteriores) frente al endosatario (acreedor actual) de la solvencia económica de la persona obligada al pago.

 A este tipo de título valor pertenece la letra de cambio.

2.- Títulos valores al portador:

Son aquellos que reconocen un derecho a favor de la persona indeterminada que posea el documento. Se pueden transmitir estos títulos valores por la mera entrega del documento a otra persona. Debiendo abonar el crédito el emitente (deudor) en la fecha del vencimiento a cualquier poseedor legítimo.

A este tipo de título valor pertenece el cheque al portador.

3.- Títulos valores nominativos:

Son aquellos que reconocen un derecho a favor de una persona determinada. Para la transmisión de estos títulos valores, además de la entrega del documento, es necesaria notificación al emitente (deudor) para la inscripción de la misma en su libro registro de títulos.

        A este tipo de título valor pertenece el pagaré y el cheque nominativo.

LA LETRA DE CAMBIO:

Es un título valor que se extiende por una persona (acreedor - librador) y recoge una obligación de pago aceptada por otra persona (deudor - librado) de una cantidad determinada en la fecha de su vencimiento.

Opinión: Es un documento en el que una persona concede un crédito a otra comprometiéndose ésta a pagar lo acordado en una fecha de vencimiento establecida.       

 EL CHEQUE:

Es un título valor emitido por una persona (librador) en el que se contiene una orden de pago a cargo de otra (librado) a favor del tenedor legítimo del documento (librador o tercero). La emisión del cheque debe librarse necesariamente contra un banco o entidad de crédito que tenga fondos existentes a disposición del librador. El cheque nos permite disponer de nuestros fondos en un banco o entidad de crédito y utilizarlo como medio de pago.

Opinión: un cheque es un documento utilizado como medio de pago en el que una persona ordena a una entidad bancaria que pague una determinada cantidad de dinero a otra persona o empresa, por otra parte una persona autoriza a otra a retirar dinero de una cuenta sin la presencia del titular de ésta.

EL PAGARÉ:

Es un título valor que contiene una promesa de pago de una cantidad determinada por una persona (firmante) a favor de una persona determinada (tenedor). El firmante de un pagaré queda obligado de igual manera que el aceptante de una letra de cambio.

Opinión: Es un documento escrito en el que una persona se compromete a apagar a otra, una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada. Los pagares pueden ser emitidos por individuos particulares, empresas o el estado.

El BONO:

Los bonos son valores que representan una deuda que tiene el emisor con las personas que los adquieren. Una vez transcurra el periodo pactado, el emisor debe devolver el monto de la inversión al titular del bono, más una suma de dinero equivalente a los intereses que se comprometió a pagar. En términos generales, existen dos tipos de bonos: aquellos que pagan intereses o cupones periódicos durante la vigencia de la inversión y los que sólo pagan en la fecha de maduración,

Los cuales se conocen como “Bonos Cero Cupón”:

Opinión: Un bono consiste en un título de deuda, ya sea de renta fija o variable que es emitido por un estado, un gobierno, una empresa o banco.

EL COM PROBANTE DE DIARIO:

Es un formato que rejistra diariamente las operaciones contables de una empresa. Es un documento que debe elaborarse previamente al rejistro de cualquier operacion, las partidas o comprobantes de diario tienen como proposito rejistrar cada operacion que se realiza en una empresa o negocio, ya sea de caracter comericial, industrial o de servicio. Se elabora un conprobante por cada dia en el que se rejistren transacciones economicas. Una de las caracteristicas de las partidas de diario es que en los totales, el DEBE siempre tendra igual cantidad que el HABER.

FORMATO:

COTIZACION:

 puede referirse a distintas cosas: el pago de una cuota fija, la asignación del precio de una acción o título económico en la bolsa de valores, o, en un sentido más general, la acción de estimar, valorar o fijar precio de algo. Como tal, proviene del verbo francés cotiser, que traduce ‘cotizar’, de allí se deriva cotización, que significa ‘acción y efecto de cotizar’. Es también conocido un tipo de documento, de carácter eminentemente informativo, que establece el precio de un bien o servicio, generalmente empleado para gestionar las negociaciones de compra,

ORDEN DE PEDIDO:

Concepto de orden de pedido de un cliente. Una orden de compra o nota de pedido es un documento que un comprador entrega a un vendedor para solicitar ciertas mercaderías. En el se detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de pago y otros datos importantes para la operación comercial. Por lo general, la orden de compra menciona el lugar y fecha de emisión, el nombre y domicilio del comprador y del vendedor, datos impositivos, detalles de las mercaderías perdidas y condiciones de pago y entrega. Es importante que se aclare que dicho documento no es valido como factura. La orden de compra tiene, al menos, un duplicado, ya que se entrega el original al vendedor mientras que el comprador se queda con el duplicado. De esta manera, ambos tienen constancia de la operación que se concretará: el comprador, para demostrar que mercaderías ha solicitado; el vendedor, para preparar el pedido e iniciar el proceso de facturación. Puede decirse, en definitiva, que la orden de compra es una solicitud escrita de determinados productos a un precio acordado y con ciertas condiciones de pago y entrega.

KARDEX:

El Kardex no es más que un registro de manera organizada de la mercancía que se tiene en un almacén. Para hacerlo, es necesario hacer un inventario de todo el contenido, la cantidad, un valor de medida y el precio unitario. También se pueden clasificar los productos por sus características comunes. El último paso es rellenar los Kardex, que existían en papelerías, y que actualmente se pueden encontrar en los software contables. Así, se hace una tarjeta de Kardex por producto, y desde ese momento se registrarán allí todas las entradas y salidas de ese producto. Para efectos de valorización de ese inventario,se toman diversos criterios, entre los más conocidos el LIFO, FIFO, Promedio Ponderado, Promedio o último precio.

FACTURA:

Es un recibo que desmuestra que una persona (cliente) ha comprado un producto o un servicio. Una factura es un documento de carácter administrativo que sirve de comprobante de una compraventa de un bien o servicio y, además, incluye toda la información de la operación. Podemos decir que es una acreditación de una tranferencia de un producto o servicio tras la compra del mismo. Emitir una factura tiene carácter obligatorio para dejar constancia y poder comprobar la realización de la operación comercial.

NOTA DEBITO:

Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

NOTA CREDITO:

Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

QUE ES UN VALE:

Un vale es un documento comercial, para pagar un producto, ya sea bien o servicio. Puede representar el pago total o parcial (descuento inmediato en el momento de la compra por la cantidad que aparece en el vale). Lo más habitual es que los establecimientos comerciales proporcionen vales a sus clientes para fidelizarlos.

También sirve para darse a conocer a clientes nuevos, ofreciéndoles un artículo más barato o gratuito. En otros casos forma parte del proceso de devolución, el comercio extiende un vale que permite cambiar un producto adquirido por otro en un tiempo futuro.

Por último, el vocablo vale se utiliza para movimientos internos de una oficina o empresa. Cuando un empleado toma dinero para comprar algún material o artículos que no haya en existencia en la empresa, o porque desea un adelanto sobre su salario, se llena un «vale de caja».

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QUE ES UN RECIBO DE CAJA:

Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo o en cheque  recaudados por la empresa.  El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.
Generalmente es un soporte de los abonos parciales  o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

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REGLAMENTO DE CAJA MENOR:

Que la caja general, los bancos y la caja menor constituyen el dinero disponible de FECEDA, en el cual se soporta la liquidez de la empresa.

ARTÍCULO 1o. OBJETIVO: El presente reglamento tiene como fin establecer los criterios para el manejo, de la caja menor, en atención oportuna a los gastos menores que se presenten en el desarrollo normal de las operaciones de FECEDA.

ARTÍCULO 2o. PERSONAS RESPONSABLES. El fondo de caja menor es responsabilidad única y exclusiva del funcionario encargado por el gerente; su recibo y entrega se hará mediante acta.

PARÁGRAFO: Cuando sea necesario hacer entrega del Fondo de Caja Menor a un nuevo responsable sea temporal o permanente, esta se hará en presencia del tesorero. Al momento de la entrega se debe efectuar un arqueo y se elaborará una constancia escrita, firmada por todos los presentes.

ARTÍCULO 3o. ATRIBUCIONES. La Gerencia de FECEDA establecerá los montos a manejar por este concepto, lo cual será comunicado por escrito al funcionario encargado y a la Junta Directiva. Se determina que el monto mínimo para cada sucursal sea el siguiente:

a) Oficina Granada: 5 s.m.m.l.v.

b) Sucursal Acacias: 1 s.m.m.l.v.

c) Sucursal Villavicencio: 3 s.m.m.l.v

ARTÍCULO 4o. UTILIZACIÓN. La utilización de los recursos de la caja menor, son exclusivamente para atender pagos de cuantías menores, correspondientes a:

a) Implementos de aseo.

b) Gastos de Cafetería o restaurante.

c) Transporte urbano e intermunicipal

d) Portes o correo.

e) Dotación o botiquín

f) Enseres o reparaciones locativas.

g) Fletes o acarreos

h) Gastos de fotocopias, encuadernaciones o similares.

i) Anticipos laborales.

j) O demás que se originen para atender el funcionamiento operativo de la oficina.

PARÁGRAFO: Los anticipos dados a los funcionarios serán por un valor máximo de $70.000.

ARTÍCULO 5o. CUANTIA MÁXIMA PARA PAGO INDIVIDUAL. La cuantía máxima autorizada para pagos individuales será por la suma equivalente a 5.5 salarios mínimos diarios legales vigentes.

ARTÍCULO 6o. LEGALIZACIÓN Y REEMBOLSO DEL FONDO: Para la legalización de los gastos para efectos del reembolso de la caja menor, se exigirá el cumplimiento de los siguientes requisitos:

a) Que los documentos soportes sean originales y cumplan con las normas tributarias vigentes.

b) Que los soportes definitivos figuren a nombre de FECEDA, con su correspondiente Nit, a excepción de los tiquetes de pasajes.

c) Que la fecha del comprobante de gasto corresponda al periodo contable que se está legalizando.

d) La caja menor se encontrará cuadrada cuando la suma de los recibos de caja pagados y el efectivo sea igual al valor de la provisión autorizada para el fondo de la caja menor.

e) Para el envío del reintegro de caja menor se utilizará el formato denominado comprobante de reembolso de caja menor, en archivo de Microsoft Excel, Anexo 1 (Registro de Caja menor).

f) Los recibos definitivos deberán cumplir con los siguientes requisitos:

1. Expedirse en estricto orden consecutivo y cronológico.

2. El concepto deberá ser lo más claro y preciso posible.

3. No deben presentar tachones ni enmendaduras.

4. Los documentos equivalentes anulados deben adjuntarse al reintegro de caja correspondiente.

Con sujeción a lo dispuesto por la Administración, los dineros entregados, se legalizarán a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la realización del gasto y no se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior.

ARTÍCULO 7o. FECHAS Y CUANTÍAS PARA LA LEGALIZACIÓN DEL REEMBOLSO: Los reembolsos se harán en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder del monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, cuando la caja se haya agotado por lo menos en un 70% del monto autorizado. Mensualmente el último día hábil de cada mes se deberá efectuar el reembolso de caja menor. La legalización definitiva de la caja menor se hará antes del 28 de diciembre de la correspondiente vigencia fiscal.

ARTÍCULO 8o. AUTORIZACIÓN DEL GASTO: La Gerencia será la encargada de autorizar el gasto o la persona que se designe por escrito. Esta autorización debe ser antes que se efectúe el pago.

ARTÍCULO 9o. DOCUMENTO EQUIVALENTE: De acuerdo al Decreto 522 de 2003, Artículo 3, cita: “Documento equivalente a la factura en adquisiciones efectuadas por responsables del régimen común a personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado. El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos:

a) Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios.

b) Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono.

c) Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva.

d) Fecha de la operación.

e) Concepto.

f) Valor de la operación.

g) Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación.

ARTÍCULO 10o. SEGURIDAD. Los fondos de caja menor y sus respectivos soportes deben conservase en una caja de seguridad.

ARTÍCULO 11o. REGISTRO. Debe constituirse, llevarse y diligenciarse en el formato de Registro de Caja Menor (archivo de Microsoft Excel), mediante relación de documentos equivalentes o facturas, de acuerdo a su Imputación Contable, fecha, concepto y valor.

ARTÍCULO 12o. CONTABILIZACIÓN. Al reembolsar la caja menor el auxiliar de contabilidad debe verificar e impartir el visto bueno, que los gastos sean imputados a la cuenta correspondiente y diligenciados de acuerdo a los parámetros que pide la cuenta de acuerdo al PUC vigente.

ARTÍCULO 13o. PROHIBICIONES: No se podrán realizar con los fondos de la caja menor, las siguientes operaciones:

a) Fraccionar compras de un mismo elemento.

b) Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre nómina, cesantías y pensiones.

c) Cambiar cheques o efectuar préstamos a terceros.

d) Erogaciones que no tengan relación con el normal funcionamiento de la Entidad.

e) Pagar valores que superen en un mismo documento el monto mínimo establecido.

f) Permitir demoras mayores a dos días hábiles para la legalización de recibos provisionales

g) Tramitar compras de bienes y servicios a crédito con el compromiso de cancelarlos con los recursos de caja menor.

h) Realizar desembolsos para atender gastos ajenos a la Entidad.

i) Realizar pagos que tengan base para retención en la fuente.

ARTÍCULO 14o. POLÍTICAS: Para el buen manejo del fondo de caja menor se deben tener en cuenta las siguientes indicaciones:

a) Los gastos soportados con recibos provisionales deben ser legalizados antes de 48 horas, de lo contrario notificar a la Gerencia. Igualmente los reembolsos.

b) La caja menor debe permanecer en los topes autorizados sin sobrantes ni faltantes.

c) La Revisoría Fiscal, la administración, el contador o quien tenga autorización, podrán realizar arqueos de caja menor en cualquier momento.

d) Los faltantes de caja menor, deberán ser cancelados por el encargado de la misma en forma inmediata.

e) Los sobrantes de caja menor, deberán informarse al jefe inmediato, para realizar su respectiva investigación y legalización.

REMBOLSO DE CAJA MENOR:

Cuando se agota el fondo de caja menor o llega al monto determinado por la empresa se procede a reembolsar el dinero utilizado.